Der KI-Assistent für Ihr Büro
Ein persönlicher Assistent, der mit Ihren Postfächern, Kalendern und Ordnern arbeitet. Ich richte ihn ein, passe ihn an Ihre Abläufe an und betreue ihn danach. Sie steuern ihn per Text oder Sprache.
So sieht ein Werktag mit dem Assistenten aus
Postfächer lesen, Mails einsortieren, Rechnungen weitergeben, Termine und Fristen eintragen, Tagesplan anlegen. Alles mit Protokoll.
Kurz und vorlesbar auf dem Handy: Termine, Fristen, Neues je Firma und die Punkte, bei denen der Assistent Ihre Entscheidung braucht.
„Schreib Frau Berger, dass das Angebot bis Freitag kommt.“ Der Entwurf steht mit Ihrer Signatur bereit und geht raus, sobald Sie „Schick ab“ sagen. „Druck mir die Rechnung von Müller aus.“ Erledigt.
Auf Ihr Stichwort: Was ist erledigt, was ist offen, welche Fristen kommen nächste Woche. Eine Seite, keine Suche.
Bausteine des Assistenten
Postfach & Rechnungen
Mehrere Postfächer, Ordnerregeln je Kunde und Lieferant, Spam-Ordner, Weitergabe von Eingangsrechnungen an Buchhaltung oder Steuerbüro.
Kalender & Tagesplan
Ihre Kalender, wiederkehrende Termine nach festen Regeln (etwa „jeder erste Werktag“), Arbeitsblöcke in freien Zeiten, auf Wunsch eigene Kalender für Mitarbeitende.
Aufgaben & Fristen
Aufgaben mit Schritten, Verantwortlichen und Fristen. Eine Fristenübersicht zeigt, was dringend ist und was bald fällig wird.
Wissensablage
Notizen je Firma und Thema: Kunden, Verträge, Absprachen. Der Assistent ergänzt sie laufend mit Datum und Quelle. Gespeichert bei Ihnen, lesbar auch ohne den Assistenten.
Entwürfe & Signaturen
Einheitliches Mail-Layout, Signaturen mit Logo je Firma, Versand nur nach Ihrer Freigabe.
Auswertungen & Druck
PDF-Auswertungen im Firmenlayout mit Quellenanhang, auf Wunsch in einem zweiten, automatischen Durchgang gegengeprüft. „Druck mir …“ genügt, bei großen Aufträgen fragt der Assistent vorher nach.
Markt-Radar
Täglich gefilterte Neuigkeiten aus Ihrer Branche, freitags als Wochenbrief. Damit Sie informiert sind, ohne selbst zu suchen.
Eigene Arbeitsabläufe
Für Aufgaben, die in Ihrem Betrieb regelmäßig anfallen, etwa Angebote vorbereiten oder eingehende Unterlagen prüfen, richte ich eigene Abläufe ein.
Mehrere Firmen, sauber getrennt
Viele Unternehmer führen mehr als eine Firma, dazu kommt das Private. Der Assistent arbeitet für alle Bereiche und hält sie trotzdem auseinander: eigene Ablage je Firma, eigene Kalender, eigene Postfach-Ordner, eigene Signatur.
Feste Zuordnungsregeln und technische Prüfungen sorgen dafür, dass Termine, Mails und Notizen im richtigen Bereich landen. Zweifelsfälle legt Ihnen der Assistent vor. Auf Wunsch erhalten Mitarbeitende eigene Kalender, die nur sie und Sie sehen.
So läuft die Einführung
- Erstgespräch
Kostenlos, etwa 30 Minuten per Telefon oder Video. Ich zeige Ihnen an Beispielen, wie der Assistent arbeitet, und wir klären, was Sie entlasten soll.
- Bestandsaufnahme
Wir gehen Ihre Postfächer, Kalender und Ablagen durch und legen gemeinsam fest, was der Assistent darf und was nicht. Danach erhalten Sie einen Festpreis.
- Einrichtung
Ich richte den Assistenten per Fernzugriff auf Ihrem Rechner ein, verbinde Postfächer und Kalender und baue die Ablage auf. Jeder Schritt wird mit Ihnen getestet.
- Einweisung
Sie lernen, wie Sie den Assistenten im Alltag nutzen, per Text oder Sprache. Auf Wunsch auch Ihre Mitarbeitenden, mit schriftlicher Bestätigung.
- Betreuung
Ich passe Regeln an, ergänze Bausteine und halte alles auf dem aktuellen Stand.
Drei Pakete als Ausgangspunkt
Basis
Für Selbstständige und kleine Büros
- ein Unternehmensbereich
- Postfach mit Rechnungsweitergabe
- Kalender, Aufgaben und Fristen
- Wissensablage und Morgenübersicht
- Einweisung
Business
Für Unternehmer mit mehreren Firmen oder einem Team
- alles aus Basis
- mehrere getrennte Bereiche
- Drucken und Auswertungen
- Kalender für Mitarbeitende
- Einweisung des Teams
Individuell
Für besondere Abläufe und Branchen
- alles aus Business
- eigene Arbeitsabläufe
- Markt-Radar für Ihre Branche
- Schulungen für Führungskräfte
Die Einrichtung biete ich zum Festpreis an, den Sie nach der Bestandsaufnahme erhalten. Danach folgt eine monatliche Betreuung. Das Abo für die KI schließen Sie im Geschäftstarif direkt beim Anbieter ab, so bleiben Vertrag und Zugang in Ihrer Hand.
- regelmäßige Durchsicht von Protokoll und Regeln
- Anpassung bestehender Regeln
- Anpassung, wenn der KI-Anbieter seine Software ändert
- Erreichbarkeit Mo–Fr per Telefon und E-Mail
Umfang und Kündigungsfrist stehen im Angebot.
Mein Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler (Unternehmer im Sinne von § 14 BGB).
Technik und Datenschutz
Der Assistent nutzt Claude, ein KI-Modell des Unternehmens Anthropic. Er arbeitet auf Ihrem Rechner und greift nur auf die Postfächer, Kalender und Ordner zu, die wir gemeinsam freigeben. Ihre Dateien bleiben in Ihren Ordnern und bei Ihren bisherigen Anbietern; für die Bearbeitung werden Inhalte an das KI-Modell übermittelt.
Ich richte den Assistenten ausschließlich mit einem Geschäftstarif des KI-Anbieters ein. Den Tarif schließen Sie selbst ab. Er umfasst einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und Ihre Inhalte werden nicht zum Training der KI verwendet. Weil ich bei Einrichtung und Betreuung mit Ihren Daten arbeite, schließen wir zusätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag miteinander.
Nach Art. 4 der KI-Verordnung müssen Unternehmen, die KI einsetzen, Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu unterstützen. Zu jeder Einrichtung gehört deshalb eine Einweisung; auf Wunsch bestätige ich Inhalt und Teilnahme schriftlich. Für ganze Teams biete ich eine eigene KI-Schulung an.
Sie erhalten eine Checkliste, welche Punkte Sie für Ihre Datenschutzhinweise und Ihr Verarbeitungsverzeichnis mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt klären sollten. Eine Rechtsberatung ist das nicht.
Ob Mac, Windows oder eine andere Umgebung: Welche Plattform sich eignet und welche Postfächer, Kalender und Programme sich anbinden lassen, kläre ich vorab mit Ihnen. Der Rechner, auf dem der Assistent läuft, muss zu den vereinbarten Zeiten eingeschaltet und online sein. Die Kosten des Geschäftstarifs beim KI-Anbieter besprechen wir im Erstgespräch.
Claude und Anthropic sind Marken der Anthropic PBC. Ich bin ein unabhängiger Dienstleister und kein Partner von Anthropic.
Was soll Ihr Assistent übernehmen?
Erzählen Sie mir, wo im Büro die meiste Zeit verloren geht. Im Erstgespräch klären wir, welche Bausteine Sie entlasten.