Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen zum Assistenten, zur KI-Schulung und zur Beratung, kurz beantwortet.
KI-Assistent
Was genau macht der KI-Assistent?
Er sortiert Ihre Postfächer, gibt Eingangsrechnungen an Ihre Buchhaltung weiter, pflegt Kalender, Aufgaben und Fristen, schreibt Entwürfe mit Ihrer Signatur und legt Ihnen jeden Werktag eine kurze Übersicht hin. Welche Bausteine Sie nutzen, legen wir gemeinsam fest.
Wir nutzen Microsoft 365. Macht Copilot das nicht schon?
Das kann sein. Ich verkaufe keine Software, sondern die Einrichtung: feste Regeln für Ihre Postfächer und Fristen, eine tägliche Routine, getrennte Bereiche, Einweisung und Betreuung. Wenn Copilot bei Ihnen schon leistet, was Sie brauchen, sage ich Ihnen das im Erstgespräch. Microsoft-365-Postfächer binde ich derzeit nur nach Absprache an.
Microsoft 365 und Copilot sind Marken der Microsoft Corporation.
Kann der Assistent etwas löschen oder ohne uns versenden?
Mails und Termine kann er nicht löschen. Was weg soll, legt er in einen Ordner „Zu löschen“, den Sie selbst leeren. Mails versendet er nur, wenn Sie es freigeben. Überweisungen, Bestellungen und Unterschriften bleiben ohnehin bei Ihnen.
Macht der Assistent Fehler?
Ja, gelegentlich, wie jede neue Kraft im Büro. Deshalb gilt: Unklares kommt als Rückfrage zu Ihnen, Mails gehen nur nach Ihrer Freigabe raus, Mails und Termine kann er nicht löschen, und jeder Schritt steht im Protokoll.
Welche KI steckt dahinter, und wo bleiben unsere Daten?
Claude, ein KI-Modell des Unternehmens Anthropic. Ich richte den Assistenten ausschließlich mit einem Geschäftstarif ein, den Sie direkt beim Anbieter abschließen. Er enthält einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und Ihre Inhalte werden nicht zum Training der KI verwendet. Ihre Dateien bleiben in Ihren Ordnern und bei Ihren bisherigen Anbietern; für die Bearbeitung werden Inhalte an das KI-Modell übermittelt. Sie legen fest, welche Postfächer, Kalender und Ordner der Assistent sehen darf. Anthropic verarbeitet die Inhalte auch in den USA; Grundlage im Geschäftstarif sind die EU-Standardvertragsklauseln.
Welche Voraussetzungen brauchen wir?
Einen Rechner, der zu den vereinbarten Zeiten eingeschaltet und online ist, einen Geschäftstarif beim KI-Anbieter und die Zugänge zu den Postfächern und Kalendern, die der Assistent bearbeiten soll. Ob Mac, Windows oder eine andere Umgebung: Was technisch passt, kläre ich vorab im Erstgespräch.
Können Mitarbeitende eingebunden werden?
Ja. Der Assistent plant Aufgaben für Mitarbeitende in eigene Kalender ein, die nur die jeweilige Person und Sie sehen. Was in welchen Kalender gehört, legen Sie fest.
Was kostet der Assistent?
Die Einrichtung biete ich zum Festpreis an, den Sie nach der Bestandsaufnahme erhalten. Danach folgt eine monatliche Betreuung. Dazu kommt das Abo beim KI-Anbieter. Mein Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler.
Lohnt sich das für mich?
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: Wie viele Minuten verbringen Sie täglich mit Sortieren, Suchen, Weiterleiten und Erinnern? Mal rund 20 Arbeitstage, mal Ihren Stundensatz. Dem stehen Betreuung und KI-Abo gegenüber. Im Erstgespräch rechnen wir das gemeinsam durch. Lohnt es sich nicht, sage ich Ihnen das.
Kann ich das nicht selbst einrichten?
Ein KI-Abo allein ist noch kein eingerichteter Büroassistent. Den Unterschied machen die Anbindung an Ihre Postfächer und Kalender, Regeln aus meinem eigenen Büroalltag, die sich dort bewährt haben, sowie eine saubere Einrichtung, Einweisung und Betreuung. Genau das ist meine Leistung.
Was passiert, wenn ich die Betreuung beende?
Ihre Ablagen und Notizen gehören Ihnen und bleiben bei Ihnen, das KI-Abo läuft auf Ihren Namen. Ob und in welchem Umfang Sie die Einrichtung danach weiter nutzen können, regelt das Angebot. So wissen Sie es vor Vertragsschluss.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das hängt davon ab, wie viele Postfächer, Kalender und Bereiche angebunden werden. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie einen Zeitplan.
KI-Schulung
Ist eine KI-Schulung Pflicht?
Nicht ausdrücklich. Art. 4 der KI-Verordnung verlangt von Unternehmen, die KI einsetzen, Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Welche, legt das Gesetz nicht fest. Eine Schulung, die zu Ihren Werkzeugen passt, ist der naheliegende und gut belegbare Weg.
Bekommen die Teilnehmenden ein Zertifikat?
Jede Person erhält eine Teilnahmebestätigung mit Datum, Dauer und Inhalten. Ein amtliches Zertifikat sieht die KI-Verordnung nicht vor.
Schulen Sie auch, wenn wir Ihren Assistenten nicht nutzen?
Ja. Die Schulung richtet sich nach den KI-Werkzeugen, die Sie einsetzen oder einführen wollen, herstellerunabhängig.
Wie läuft die Schulung ab?
Live per Videokonferenz, ohne Aufzeichnung. Umfang, Gruppengröße und Termine stimmen wir im Vorgespräch ab; den Festpreis erhalten Sie mit dem Angebot.
Beratung
Für welche Unternehmen arbeiten Sie?
Für Inhaber und Geschäftsführer kleiner Unternehmen. Besonders sinnvoll ist meine Unterstützung, wenn ein Betrieb wächst, Ordnung in Abläufe und Dokumentation bringen will oder Strukturen zwar mitgewachsen, aber nicht sauber aufgebaut sind.
Welche Erfahrung bringen Sie mit?
Meine Erfahrung mit Qualitätsmanagement, Dokumentation und Nachweisführung stammt aus der Sicherheitsbranche, einer Branche mit gesetzlichen Vorgaben und regelmäßigen Prüfungen. Grundsätzlich arbeite ich branchenübergreifend, wo Struktur und klare Abläufe eine Rolle spielen.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
Der Einstieg erfolgt meist über einen Struktur- & Prozess-Check. Danach entscheiden Sie, ob und in welchem Umfang eine Zusammenarbeit sinnvoll ist. Eine automatische Folgebeauftragung gibt es nicht.
Übernehmen Sie auch die Umsetzung?
Ja, wenn Sie das möchten. Ich unterstütze beim Aufbau von Prozessen, Dokumentation, Formblättern und Verfahrensanweisungen, so dass Sie alles intern weiterführen können.
Bereiten Sie auch auf Zertifizierungen vor?
Ja, zum Beispiel im Rahmen von DIN EN ISO 9001 oder DIN 77200. Ich bin keine Zertifizierungsstelle, sondern sorge dafür, dass Ihr Unternehmen bereit ist.
Begleiten Sie auch Gründungen?
Ja, organisatorisch: Fahrplan bis zur Anmeldung oder Eintragung, Aufgaben und Fristen, Abstimmung mit Notar, Steuerberater und Bank. Rechts- und Steuerberatung leiste ich nicht; dafür arbeiten Sie mit Ihren Beratern, mit denen ich mich abstimme.
Was kostet Ihre Beratung, gibt es eine Mindestlaufzeit?
Beratung rechne ich projektbezogen zum Festpreis oder als monatliche Begleitung ab, etwa bei Gründungen. Die Betreuung des Assistenten läuft als monatliche Pauschale. Preis, Laufzeit und Kündigungsfrist stehen im Angebot.
Wie schnell können wir starten?
In der Regel kurz nach dem Erstgespräch.
Noch Fragen?
Wenn etwas offen geblieben ist, klären wir das am besten direkt im Gespräch.